Landocs.ru
Системы электронного документооборота (СЭД) на базе российской ECM-платформы LanDocs: Электронный архив, Канцелярия, Делопроизводство, ДОУ, ОРД, Договора и другие решения.



← Все Статьи

Каково место ECM в цифровой компании?



Система электронного документооборота Ландокс

Цифровая трансформация бизнеса в контексте построения цифровой экономики, место ECM в цифровой трансформации компании – в этом контексте рассматривался широкий круг вопросов на очередной конференции Landocs Day «Место ECM в цифровой компании», проведенной компанией «ЛАНИТ».

Содержание

Цифровая экономика: новейшие технологии, повышение скорости бизнеса в контексте ECM
Цифровые технологии
Опыт заказчиков

Цифровая экономика: новейшие технологии, повышение скорости бизнеса в контексте ECM

 В этой статье будет рассказано о видении глобальных тенденций ИТ, о том, как эти тенденции уже трансформируют бизнес, а также об ускорении бизнес-процессов путем их цифровизации на базе современной ECM системы, особенностях ECM/СЭД LanDocs 3, а также о практическом опыте использования LanDocs 3 как ECM-платформы для цифровизации процессов крупных распределенных компаний в различных отраслях российской экономики.


Конференция LanDocs Day стала ежегодной.
Главная тема 2018 года: Место ЕСМ в Цифровой компании

Новейшие технологии

 Трансформация бизнеса по Gartner – переход к модели будущего мира, в основе которой три понятия – ум, цифра и сеть (Intelligent, Digital, Mesh). Новый мир будет динамический, автономный и все более безопасный – вопросы ИБ выходят на первый план. Появление большого количества умных вещей – роботов, дронов, автономного транспорта. Смена модели восприятия – переход к модели, когда система будет принимать решение, подстраиваясь под восприятие человека.

В плане конкуренции скорость изменения бизнеса с учетом изменений на рынке становится определяющим фактором успеха, и основной инструмент – ИТ. Основные мировые тренды: облака, искусственный интеллект, интернет вещей, экосистемы, блокчейн.

Облака уже сегодня - большой бизнес, этот бизнес растет и будет продолжать расти. Искусственный интеллект (AI) на сегодня развит в узкоспециализированных областях, под которые он обучен – распознавание лиц и некоторые другие, но универсальность применения AI пока под вопросом. Интернет вещей (IoT) применяется во всех отраслях, этот рынок будет расти, количество вещей, способных принимать решения, к 2020 году достигнет 75 млрд. Экосистема создается с тем, чтобы донести ценности до клиента, умение создавать экосистему сегодня также в значительной степени определяет успех. Вести бизнес самостоятельно уже сложно или невозможно, необходимо создавать цифровые экосистемы, предполагающие умение взаимодействовать с другими компаниями, а также вовлекать в процесс предоставления услуг умные вещи, создавая новые модели бизнеса. Количество компаний, взаимодействующих с другими в рамках предоставления услуг, увеличится в ближайшие три года в три раза. Технология блокчейн позволяет автоматизировать бизнес-процессы в распределенной среде, дает возможность создания доверенной среды в рамках экосистемы, а не просто внутри корпоративного периметра отдельной компании. Блокчейн предоставляет бизнесу возможность передавать ценности клиенту, минуя посредников, эффект по масштабам сопоставим с появлением интернета. Затраты на блокчейн к 2021 году превысят 9 млрд. в 2021 году (IDC). Вместе с тем, технология еще новая, имеется много технологических платформ, находящихся в стадии тестирования, большинство реализуемых проектов - пилотные.

Корпоративный мир как более консервативный на сегодня изучает новые технологии, оценивая эффект от их использования и устанавливая границы рисков, которые корпоративному бизнесу в силу его консервативности переходить нельзя.

Повышение скорости бизнеса в контексте ECM

 Скорость доставки информации пользователю становится решающим фактором для бизнеса и для ECM.



Директор департамента систем управления документами ЛАНИТ, Александр Родионов

 

Скорость доставки информации включает скорость захвата данных, скорость обработки рутинных операций внутри процесса, скорость обработки сложных операций внутри процесса, вопросы информационной безопасности, скорость вывода информации пользователям.

Скорость захвата – первый шаг на пути эффективной цифровизации бизнеса - тормозится обработкой бумажных носителей, отсутствием интеграции с другими системами, получением данных от внешних пользователей. Увеличить скорость можно при помощи потокового сканирования и интеллектуального распознавания документов, интеграции с официальным сайтом/личным кабинетом, ERP-системой, финансовыми и другими программами предприятия.

Скорость рутинных операций тормозится нерегламентированными рутинными операциями, неавтоматизированными операциями, ненужными операциями. Выход – регламентация и стандартные маршруты для типов документов, интеграция для автоматического получения данных, боты, отчеты по процессам и их анализ, при этом чем больше компания накапливает данных, тем больше можно увидеть посредством их анализа.

Скорость обработки сложных операций тормозится подготовкой и созданием документов, принятием решения человеком, неправильной классификацией процессов – простые процессы обрабатываются как сложные. Решение путем типизации процессов и документов, упрощение маршрутизации документов, интеллектуальный поиск и анализ.

Проблемы в контексте информационной безопасности – определенные типы документов вообще не попадают в систему, остаются на бумаге со всеми вытекающими последствиями, в силу требований ИБ снижается скорость внедрения новых решений. Проблема снимается использованием стандартных решений по защите конфиденциальных документов, возможности сертификации/аттестации на ИБ системы в целом, а не отдельных модулей СЭД.

Скорость предоставления информации пользователям тормозится предоставлением информации внешним пользователям, в том числе - контролирующим органам, неспециализированные интерфейсы, низкая скорость поиска документов. Решение – в создании упрощенных специализированных интерфейсов, заточенных под типовых пользователей с ограниченным кругом операций, в общих хранилищах для неструктурированных данных из различных ИС с единым резервным копированием, интеллектуальный поиск информации.  

Бизнес-процессы, связанные со сбором и обработкой данных, - одни из самых подверженных цифровизации (исследование McKinsey), поэтому в плане развития ECM/СЭД LanDocs компания «ЛАНИТ» тоже идет по пути партнерства, прорабатывая и предоставляя большое количество сервисов совместно с компанией ABBYY (например - полнотекстовый поиск документов при помощи ABBYY Intelligent Search SDK), для автоматизации коллективной работы предлагается платформа «Мой Офис».


Цифровые технологии

Комплексная автоматизация документооборота на базе ECM/СЭД LanDocs 3 позволяет достигнуть ускорения бизнес-процессов путем их цифровизации на всех этапах.

На этапе захвата данных система позволяет исключить ручной ввод бумаги в больших объемах, долгое прикрепление сканов документов. Автоматизация осуществляется посредством внедрения потокового сканирования, автоматического извлечения и проверки данных на основе технологий ABBYY. Кроме того, исключается ручной ввод данных при их наличии в электронном виде, а также в тех случаях, когда их можно заполнить автоматически. В системе реализована автоматизированная регистрация документов из почты, интеграция с межведомственным и межкорпоративным оборотом, автоматический обмен через подсистемы обмена Landocs для взаимодействия с филиалами, прямая интеграция с СЭД другой организации. Система также позволяет реализовать ввод данных внешними пользователями посредством интеграции с их личным кабинетом, а также исключить дублирование данных при их наличии в других внутренних системах.

ECM/СЭД LanDocs 3 позволяет исключить ручное определение маршрутов для документов, ручное перемещение документов между этапами процесса, ручной контроль и передачу документа на согласование выше. С этой целью в системе можно создать любую комбинацию последовательных и параллельных этапов обработки, автоматическую обработку результатов согласования, динамическую балансировку заданий между сотрудниками внутри группы, напоминание участникам процесса о сроках, отслеживании взятых обязательств. Для распределенных организаций реализована автоматическая синхронизация данных по документам между филиалами на базе веб-сервисов Landocs, интеграция с программами «1С», SAP и другими системами для передачи сведений по документам, в числе новинок - коннектор для интеграции со СМЭВ для получения данных из ФНС, Росреестра и других федеральных структур.



Заместитель директора департамента систем управления документами ЛАНИТ, Антон Ваганов

 В целях автоматизации сложных операций используется средство коллективной работы на базе «Мой офис», гибкие многовариантные шаблоны с возможностью типизации необходимых формулировок, маршрутизация с эскалацией и автоматическим согласованием, удаленный доступ к процессу согласования посредством веб-клиента и мобильного рабочего места, интерактивная отчетность, интеллектуальный анализ положений документов на основе чек-листов, проверка контрагентов по необходимым параметрам отчетности. 

В плане предоставления информации в составе ECM/СЭД LanDocs 3 имеется модуль по подготовке ответов на вопросы, решения для быстрой выгрузки комплекта закупочных документов, формирования протоколов и выписок по решениям коллегиальных органов. Кроме того, реализовано предоставление доступа внешним пользователям для получения сведений по запросам, чат-боты, база знаний.

В системе реализован быстрый доступ к различным документам в составе комплекта, оперативный поиск документа, возможность подключиться вне своего рабочего места. Инструментарий – иерархическое представление комплекта документов, специализированные интерфейсы, полнотекстовый поиск (ABBYY IS SDK), удаленный доступ посредством веб-клиента, мобильного АРМ.

Компанией «ЛАНИТ» ведется постоянная работа над новинками для ECM, в их числе - использование мессенджера для отправки уведомлений определенному кругу лиц, удаленное ознакомление с документами, поиск информации и возможность создания документов, использование чат-ботов. Имеются наработки по авторизации внешних пользователей через сторонние сервисы - сайт госуслуг или социальной сети, что упрощает процедуру их регистрации в системе и поддержку актуальности их данных. Специальный модуль проведения совещаний LanDocs позволяет реализовать совместную работу с документами, доступ к ним и голосование в режиме видеоконференцсвязи.



Круглые столы и практические сессии на LanDocs Day дают возможность протестировать
новые решения и задать вопросы профильным специалистам

Приоритетным направлением развития ECM/СЭД LanDocs являются web-клиент и мобильный АРМ, позволяющие работать с документами удаленно, готовить и запускать документы по маршруту согласования. В перспективе планируется, что с традиционной системой будут работать только сотрудники, имеющие непосредственное отношение к делопроизводству. На сегодня мобильный АРМ предназначен для руководителя, который должен участвовать во всех процессах, призван вовлекать его во все необходимые процессы и задачи. Веб-клиент по состоянию на апрель 2018 работает с последней версией ECM/СЭД LanDocs, в нем реализованы все базовые возможности системы по работе с документами, он позволяет использовать ЭЦП с целью обеспечения юридически значимого документооборота, а кроме того дает возможность подключать к процессу непосредственного исполнителя процесса.

 Опыт заказчиков

От базовой СЭД к цифровому банку

 Как рассказал участникам LanDocs Day Павел Сытник, представитель банка «Российский Капитал», первоначально ECM/СЭД LanDocs была внедрена в 2016 году, в головном офисе. За минувший период решение тиражировано на все филиалы, в результате чего ускорился процесс взаимодействия между головным офисом и филиалами. В 2017 был внедрен конфиденциальный документооборот и ЭЦП, что не только уменьшило риск несанкционированного доступа, но и ускорило сам процесс согласования, поскольку раньше документы терялись и долго подписывались вручную. После внедрения маршрутизации документов работа подразделений и исполнителей стала прозрачной, отчеты позволили провести оценку реальных показателей и определить причины просрочек. Все вместе это привело к улучшению исполнительской дисциплины, поскольку появилась возможность применения дисциплинарных мер на основе реальных, зафиксированных в системе документооборота данных. В результате большая часть (67%) договоров стали согласовываться в формальные сроки и этот показатель растет.  


Павел Сытник, Банк «Российский Капитал»

 В результате внедрения ECM/СЭД LanDocs была автоматизирована канцелярия, все типовые делопроизводственные процессы, осуществлена интеграция с «1С» с целью обновления информации в справочниках, в планах - переход на веб-интерфейсы, но пока процесс заморожен – в связи с переходом банка к новому владельцу – Агентству по страхованию вкладов.

Интегрированное ECM-решение на базе LanDocs и OpenText

 Владимир Феоктистов, руководитель проектного офиса «МОЭК», рассказал о нескольких этапах внедрения и использования ECM/СЭД LanDocs в его компании. По итогам большой работы, проведенной в предыдущие годы, в 2017 году компания получила систему, по словам спикера, с абсолютно новыми возможностями – расширенная поддержка на горячей линии, документооборот конфиденциальных документов, интеграция с другими системами через корпоративную шину данных, полнотекстовый поиск с использованием механизмов ABBYY и многое другое.


Владимир Феоктистов, «МОЭК»

 

Дальнейшая корректировка бизнес-процессов, поддерживаемых ECM/СЭД LanDocs, стала осуществляться вследствие произошедших нормативных изменений, цель которых - упрощение доступа предпринимателей к сетям инфраструктуры монополистов, оказывающих соответствующие услуги в сфере газоснабжения, электроэнергии, воды и тепла. В результате изменений законодательства были существенно снижены сроки, что, как признался спикер, было болезненно для такой крупной организации как МОЭК, где работает порядка 15 тысяч человек и все процессы достаточно сильно забюрократизированы. При этом законодатель, сделав ставку на цифровизацию процессов, оставил право подавать документы в бумажном виде, что усложняло задачу снижения сроков рассмотрения заявок. В результате проведенной работы был построен ландшафт, в котором предусмотрены два канала поступления информации – вербальный и интерактивный. Для интерактивного канала решили задействовать личные кабинеты, где пользователь может составить комплект документов, совершить юридически-значимое действие – подписать документ ЭЦП и подать вместе с заявкой. Из личного кабинета попадают в документарную шину, функцию которой исторически выполняет ECM Open Text. 1 июня планируется запуск личных кабинетов на базе web-сервисов в промышленную эксплуатацию. В контексте ипортозамещения стоит задача замены Open Text на корпоративное хранилище данных на базе LanDocs и, соответственно, использование LanDocs как единой ЕСМ-платформы. Важной является и задача оптимизация архитектуры ECM, ускорение ее работы. В плане интеграции со СМЭВ система находится в стадии тестирования.


Федеральное Казначейство – переход на централизованную модель LanDocs

Александр Беспалов, Начальник Отдела управления проектами Федерального Казначейства РФ, констатировал, что на сегодня на платформе LanDocs автоматизированы делопроизводство и канцелярия, работа руководителей первого, второго и третьего уровней с применением мобильного АРМ. Система установлена в 97 территориальных органах и подведомственных учреждениях ФК, в ней работают порядка 40 тыс. пользователей.


Александр Беспалов, Федеральное Казначейство РФ

 В процессе развития платформы LanDocs в Федеральном казначействе, констатировал спикер, осуществлен переход на полностью безбумажный внутренний документооборот (исключение - приказы), что позволило упорядочить и ускорить стандартные делопроизводственные процессы, усилить контроль исполнительской дисциплины. Мобильное рабочее место, изначально разработанное как инструмент руководителя для ускорения принятия управленческих решений, в рамках развития начинает использоваться и для других процессов, например, автоматизации подготовки и проведения заседаний, проведения контрольно-ревизионной комиссии.

ECM/СЭД LanDocs позволил автоматизировать в ФК такие нестандартные для документооборота процессы, как согласование закупочной документации и контроль исполнения Государственных контрактов, внутренний контроль и самоконтроль сотрудников, ряд внутренних процессов, согласование и исполнение которых нормативно регламентировано.

В контексте импортозамещения в ФК РФ рассматриваются варианты перехода на отечественные СУБД. Второе важное направление развития – централизация платформы LanDocs вместо использования 85 локальных инсталляций системы, дальнейшее совершенствование процессов, создание единого информационного пространства.


Обзор от TAdviser.ru