Landocs.ru
Системы электронного документооборота (СЭД) на базе российской ECM-платформы LanDocs: Электронный архив, Канцелярия, Делопроизводство, ДОУ, ОРД, Договора и другие решения.

Управление совещаниями

ПРОБЛЕМА

При проведении совещаний на различных уровнях, как в коммерческих организациях и госкомпаниях, так и в органах власти РФ руководители сталкиваются с рядом проблем из-за отсутствия удобного инструмента для планирования и проведения заседаний:

•  Документы и материалы предоставляются не вовремя
•  Протоколы заседаний формируются вручную, поэтому допускаются неточности
Важные вопросы могут теряться в «информационном шуме», т.к. основное взаимодействие участников происходит по электронной почте
•  Нет оперативного доступа к материалам и решениям предыдущих, текущих и планируемых заседаний
•  Нет возможности наблюдения за статусом исполнения решений
•  Нет возможности проведения удаленных совещаний

ЗАДАЧА

Необходимо найти готовое решение, которое позволит сократить время на подготовку заседаний и формирование протокола, обеспечить оперативный доступ к повестке и материалам заседания в мобильном электронном портфеле, организовать единое информационное пространство, позволяющее проводить заседания в очном и удаленном режиме, в том числе с голосованием.

РЕШЕНИЕ

LANDOCS: УПРАВЛЕНИЕ СОВЕЩАНИЯМИ охватывает весь процесс, от подготовки материалов до контроля исполнения поручений

 

   Согласование повестки
   Выбор участников,
времени и места проведения совещания

•   Сбор материалов по вопросам и создание
проектов решений

_

•   Оперативный доступ участников к материалам
•   Возможность удаленного принятия решения

_

•   Согласование протокола
•   Формирование поручений по итогам заседания
•   Отчеты об исполнении 

_

•   Хранение материалов засе-
даний 
в отдельном журнале для ознакомления
• Инструменты для контроля исполнения поручений



Материалы доступны участникам во всех интерфейсах LanDocs

Рисунок1.png

LANDOCS УПРАВЛЕНИЕ СОВЕЩАНИЯМИ ПОЗВОЛИТ

  • Упорядочить работу по организации совещаний
  • Сократить время подготовки повестки и протокола
  • Обеспечить доступ к актуальной версии повестки и автоматизированная рассылка по электронной почте
  • Ускорить поиск документов, относящихся к заседаниям (повестка, презентации, протокол и др.)
  • Упростить подготовку отчетности по планируемым и проведенным заседаниям
  • Повысить сохранность и исключить утрату документов

 

ПРЕИМУЩЕСТВА LANDOCS УПРАВЛЕНИЕ СОВЕЩАНИЯМИ ДЛЯ РУКОВОДИТЕЛЕЙ

  • Простое планирование совещаний, в том числе синхронизация с календарем Outlook
  • Актуальная информация о ходе подготовки и обсуждении значимых вопросов
  • Оперативный доступ ко всем материалам и решениям совещаний независимо от местонахождения
  • Возможность распределения поручений и получение оперативных отчетов об их выполнении