Landocs.ru
Системы электронного документооборота (СЭД) на базе российской ECM-платформы LanDocs: Электронный архив, Канцелярия, Делопроизводство, ДОУ, ОРД, Договора и другие решения.

Электронный архив

ПРОБЛЕМА
Статья 17 Федерального закона 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» обязывает организации хранить первичные документы не менее 5 лет. Поэтому компании, работающие с большим объемом документов, часто обращаются за услугами хранения оригиналов документов. Стоимость услуг хранения достигает 80% затрат на документооборот, так как структуру затрат нельзя назвать прозрачной - предоставление оригиналов и копий документов по запросу сотрудников и ведение реестра документов оплачиваются отдельно. При этом быстрый доступ к оригиналам невозможен и сохраняется риск потери и порчи документов.
Наличие большого количества процессов и хозяйственных операций и, как следствие, работа с большим потоком финансовых и иных документов приводят к следующей проблеме, когда хранить и искать многочисленные документы для принятия и контроля принятых решений, а также готовиться к налоговым проверкам становится крайне сложно. 

ЗАДАЧА
Снижение затрат на хранение документов и повышение эффективности обработки бумажной документации возможно при создании электронного архива документов (архива бухгалтерской документации, архива технической документации, архива клиентских досье и пр.), что подразумевает создание центров сканирования и внедрение соответствующей автоматизированной системы, обеспечивающей захват, хранение, обработку и предоставление документов с учетом необходимой защиты персональных данных клиентов. 

РЕШЕНИЕ
Обладая высокой квалификацией и огромным опытом, специалисты компания ЛАНИТ создали уникальный программно-аппаратный комплекс, объединив возможности платформы ABBYY и LanDocs, для решения таких задач как:
1. Формирование электронного архива сканированных копий документов, который обеспечивает надежное и долговременное хранение, а также использование большого объема разнообразных сведений;
2. Построение системы учета поступления и передачи бумажных документов;
3. Снижение количества ошибок в процессе работы с документами, а также риск их порчи и утери.
Компания ЛАНИТ предлагает использовать Электронный Архив, который имеет три функциональных составляющих:

1. Сканирование бумажных версий документов. Реализовано с использованием оборудования ведущих производителей сканирующей техники (Kodak, Panasonic, Fujitsu и др.).
2. Распознавание, верификация и преобразование в электронные версии документов. Реализованы на базе ABBYY Recognition Server. 
3. Хранение и оперативный доступ к оригиналам документов и электронным копиям. Реализовано на базе LanDocs.
Компания ЛАНИТ разработала уникальное решение электронного архива, базирующийся на двух платформах LanDocs и ABBYY Recognition Server и имеющий следующую архитектуру:

В электронном архиве от ЛАНИТ имеются следующие функциональные модули: 
1. Подсистема сканирования бумажных документов:
     • Обеспечивает работу с документами которые имеют штрих-код или QR-код, напечатанный на первом листе; 
     • Позволяет разделять документы в пачке при сканировании при наличии штрих-кода на первой странице;
     • Отправляет созданные в результате сканирования на станции в ABBYY Recognition Server файлы на сервер;
2. Подсистема распознавания:
     • Предоставляет возможность автоматического распознавания данных из штрих-кодов и определение типов каждого документа (договор, паспорт и т.д.);
     • Обеспечивает экспорт каждого документа (договор, паспорт, свидетельство о браке, водительское удостоверение и т.д.) отдельным файлом с названием, соответствующим типу документа (договор, анкета, водительское удостоверение) в заранее определенный сетевой ресурс, а также формирует файлы изображений (например – в формате PDF или TIFF) и XML-файл, содержащие атрибутивную информацию из штрих-кода документа, созданного АБС, а именно ID клиента, ID договора, тип документа, ФИО клиента и информацию о регион, которая определится по тому, с какой точки сканирования (центра сканирования) поступил отсканированный документ. реализует гарантированную доставку файлов;
3. Подсистема хранения и извлечения документов:
     • Сканирует определенный сетевой ресурс с заданным интервалом времени на предмет новых документов от ABBYY RS;
     • Обрабатывает XML файлы с атрибутами документов;
     • Автоматически формирует карточку клиента с атрибутами, куда прикрепляется документ и его скан-образ;
     • Определяет наличие существующего клиента в картотеке клиентских досье и добавляет только новые документы и их скан-образы к существующей карте клиента;
     • Автоматически формирует регистрационную карту клиента и регистрационную карту договора и прикрепит скан документами со всеми атрибутами, если соответствующие карты отсутствуют в базе;
     • Позволяет организовать документы в произвольной иерархии личных и общих папок для классификации и быстрого доступа к документам. При этом используется механизм ссылок, когда ссылки на один документ могут находиться в нескольких папках одновременно;
     • Обеспечит поиск документов по атрибутам договора или клиента (ID договора, ID клиента, типу документа, типу договора, ФИО)
     • Дает возможность установки произвольных связей между различными документами (например: договор – скан паспорта);  
     • Предоставляет информацию о местоположении бумажного экземпляра документа (в разрезе папка - короб), перемещении и изъятии бумажного экземпляра документа;
     • Учитывает все действия, выполняемые пользователями с документами (создание, изменение, просмотр, удаление и т.д.) с возможностью просмотра истории выполнения действий; 
     • Обеспечивает разграничение доступа к документам для групп и пользователей системы по таким действиям как создание, редактирование, просмотр, удаление и управление правами, а также в соответствии с региональным делением;
     • Дает возможность добавления новых полей на регистрационных картах документов администраторами и создания новых карточек с использованием визуального дизайнера, программы, позволяющей быстро и удобно добавлять новые поля и порядок их следования; 
     • Предоставляет статистику в различных разрезах по заданному периоду по пользователям системы, по клиентам и продуктам, а наличие встроенного дизайнера отчетов, позволяет создавать отчеты по данным, хранящимся в системе.

Узнайте о стоимости и сроках внедрения базового электронного архива по ссылке ЗДЕСЬ


ОФОРМИТЕ ЗАЯВКУ, ОСТАВИВ ДАННЫЕ В РЕГИСТРАЦИОННОЙ ФОРМЕ