УПРАВЛЕНИЕ ЗАКУПКАМИ

Решения

УПРАВЛЕНИЕ ЗАКУПКАМИ

ПРОБЛЕМА
Закупочная деятельность состоит из следующих этапов

Отсутствие единой системы планирования, ведения и оперативного контроля над закупочной деятельностью приводят к длительному согласованию заявок и утверждению бюджета, а также финансовым потерям из-за нарушения обязательств по договорам.

ЗАДАЧА
Необходимо автоматизировать все стадии закупочной деятельности и решить такие задачи, как:
1. Сведение к минимуму технических ошибок в документации в результате использования готовых форм (шаблонов) и функции автоматического создания документов.
2. Соблюдение регламентных сроков согласования благодаря настройке маршрутов согласования.
3. Обеспечение контроля над закупочной деятельностью за счет напоминаний и уведомлений о приближении контрольных сроков и нарушений.
4. Ведение оперативной отчетности о работе Департамента закупок.
5. Реализация обмена данными с существующим ПО заказчика, которые обеспечивают управления финансами, бюджетирования, документооборот и публикацию закупок.

РЕШЕНИЕ
Готовое решение «LANDOCS: УПРАВЛЕНИЯ ЗАКУПКАМИ» автоматизирует закупочный процесс от планирования и проведения до контроля за соблюдением условий договора.

Пример карточки документа

Хранить закупочные документы в структурированном виде и обеспечивать быстрый поиск данных.

Пример структуры файлов

Свести к нулю количество технических ошибок в закупочной и договорной документации позволяет автоматическое создание документов (протоколы с повестками и результатами рассмотрения, информационные карты, критерии оценки, пр.), использование шаблонов документов из Альбомов типовых форм, а также использование Конструктора документов.

Пример Протокола Закупочной комиссии

Настраиваемые маршруты согласования (поэтапного, последовательного и параллельного), подписания и исполнения документов обеспечивают сокращение сроков работы с документами, что позволяет исключить риски несоблюдения сроков сделки.

Пример маршрута согласования

«LANDOCS: УПРАВЛЕНИЯ ЗАКУПКАМИ» позволяет «одним нажатием мыши» определить ответственного исполнителя за ведение закупки и то, на какой стадии обработки/согласования находится закупка или договор. На каждом этапе сделки устанавливаются контрольные точки. Благодаря автоматизированной системе управления можно оперативно выгружать отчеты о полном ходе выполнения операции, заключении и исполнении договоров с отражениями контрольных точек план/факт и объяснительными о причинах срыва сроков. Контроль над закупочной деятельностью также осуществляется за счет рассылки напоминаний ответственным исполнителям и уведомлений руководителям о скором наступлении контрольных сроков и нарушений исполнительской дисциплины.
Организовывать заседания Закупочной комиссии с повесткой и вложенным пакетом Документов. Проводить голосования в режиме онлайн.

Пример Повестки Закупочной комиссии

Система позволяет контролировать и анализировать работу сотрудников в процессе закупок, благодаря формированию отчетов об эффективности работы сотрудников и их загруженности, а также сводных отчетов о работе Департамента закупок.

Пример Плана закупок

Решение «LANDOCS.УПРАВЛЕНИЯ ЗАКУПКАМИ» интегрируется с системами, участвующими в закупочной деятельности: ERP (SAP, 1С), СЭД, а также с электронными торговыми площадками (ЭТП) или корпоративным порталом, осуществляя двухсторонний обмен информацией и документами.

Таким образом решение «LANDOCS: УПРАВЛЕНИЯ ЗАКУПКАМИ» автоматизирует и оптимизирует следующие процессы:

• формирование и согласование заявок на закупки, включение их в Программу закупок;
• сведение процессов планирования и исполнения Программы закупок, инициации и контроля хода закупочных процедур, заключения договоров в одну систему для полной контролируемости и повышения эффективности процессов и снижения временных затрат;
• ведение централизованных и взаимосвязанных реестра закупок и реестра договоров
• «срочный режим» для проведения срочных внеплановых закупок;
• возможность интеграции с финансовыми системами для формирования бюджетов, резервирования средств и контроля платежной дисциплины;
• ведение документов обоснования начальной максимальной цены;
• организация работы закупочных комиссий, формирование повесток и протоколирование результатов работы комиссий;
• формирование и согласование Пакетов закупочной документации;
• публикация на ЭТП (электронной торговой площадке) или корпоративном портале, ведение закупки и подведение итогов с использованием ЭП (электронной подписи);
• протоколирование результатов подведения промежуточных и окончательных итогов конкурентных процедур;
• ведение документов обоснования выбора поставщика при осуществлении закупок без проведения регламентированных конкурентных процедур;
• ведение согласования и заключения договоров, исполнения и закрытия договоров.